مدیریت زمان و برنامه ریزی چیست؟
مدیریت زمان و برنامه ریزی
همانطور که میدانید، زمان باارزش ترین دارایی زندگی انسان است که غیرقابل توقف، غیرقابل بازگشت و همواره درحال سپری شدن است. درنتیجه، بدیهی است که این داراییِ با ارزش را نباید بیهوده از دست داد. مدیریت زمان(time management) مهارتی است که به ما قابلیت استفاده بهتر و باکیفیت‌تر از زمان را می‌دهد و نتیجۀ آن استفاده حداکثری از عمر، رسیدن به اهداف و موفقیت می‌باشد. در ادامه قوانین و اصولی را معرفی می‌کنیم که به شما در برنامه‌ریزی کردن و مدیریت زمان بسیار کمک میکند.
قانون پارکینسون
قانون پارکینسون(Parkinson’s law):
«انجام هرکاری به اندازه زمانی که به آن اختصاص داده شده طول می‌کشد.» این مفهوم برای اولین بار توسط سایریل نورث کوت پارکینسون، نویسنده و تاریخ‌دان انگلیسی در سال 1955 بیان شد و به این معناست که فارغ از زمانی که واقعا برای انجام کاری باید صرف شود، مهترین عامل تعیین کننده، زمانی است که برای انجام آن کار درنظر گرفته شده‌است.
بر اساس این قانون، اگر به کارهای پیش پا افتاده و آسان وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی آنها می‌شویم و در مقابل، هرچه زمان کوتاه‌تری برای انجام کاری اختصاص داده شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد. با بکارگیری این قانون در زندگی و کار خود، میتوانید درحالی که کمتر کار می‌کنید، بازده کارتان را بالا ببرید و به این باور برسید که می‌توان کارهای بسیاری را در زمان‌های کوتاه‌تری انجام داد.
اصل پارتو(Pareto principle) یا
قانون80/20 (rule 80–20):
«80 درصد نتایج، از 20 درصد تلاش شما حاصل می‌شود.»
براساس این قانون، در بین لیست کارهایی که باید انجام دهید، تعداد کمی از آنها هستند که اهمیت بالایی دارند و بخش زیادی از نتیجه کارتان وابسته به انجام آنهاست. معمولا افراد بجای انجام آن 20 درصد، درگیر 80 درصد می‌شوند و درنتیجه با اینکه زیاد کار می‌کنند، نتیجۀ خیلی کمی دریافت می‌کنند.
نکته اصلی اینجاست که شما پس از لیست کردن کارهایی که باید انجام دهید، 20 درصدِ بااهمیت را شناسایی کرده و روی آن تمرکز کنید، حتی اگر انجام این کارها برایتان سخت باشد. همچنین باید در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سروسامان دهید، مقاومت کنید. شما باید عادت کنید که هر روزتان را با مهمترین وظیفه‌ای که پیش رو دارید آغاز کنید.
ماتریس آیزنهاور
همانطور که میدانید، مدیریت وظایف(task management) بخش مهمی از مدیریت زمان است و کسی میتواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند که نسبت به اولویت‌بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد. ماتریس آیزنهاور (Eisenhower matrix) یک روش دیگر برای اولویت بندی کارهاست که به اهمیت و فوریت کارها، توجه میکند. این شیوه اولویت بندی از سخنان رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمریکا، جناب دوایت دیوید آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی به دست آمده‌است.
این ماتریس کارها را به چهار دسته تقسیم میکند. هدف اصلی این است که تا جایی که ممکن است از وقوع کارهای فوری و مهم جلوگیری کرده، کارهای غیرمهم را کنار گذاشته و به جایی برسیم که کارهای مهم و غیرفوری بیشترین حجم را به خود اختصاص دهند، درنهایت باید با برنامه ریزی دقیق، بیشترین زمان خودرا با انجام این دسته از کارها بگذرانیم.
قانون مالتز
قانون مالتز(Maltz law) یا عادتسازی در 21 روز: «برای ایجاد یا ترک یک عادت، انسان به 21 روز زمان نیاز دارد.» ماکسول مالتز، جراح پلاستیک و نویسنده آمریکایی، در سال 1950 متوجه این نکته شد که بیمارانی که تحت عملهای زیبایی با تغییر چهره همراه هستند، حدودا 21 روز زمان می‌برد تا به صورت جدیدشان عادت کنند. این تجربه و بررسی های بعداز آن نشان داد که برای از بین رفتن یک عادت قدیمی و شکل گیری یک عادت جدید حداقل 21 روز زمان لازم است.
نکته مهم در این قانون، استمرار در ترک یا ایجاد عادت در چندین روز به صورت خودآگاه است که شاید در ابتدا کمی سخت باشد ولی نهایتا به نتیجه می‌رسد و پس از مدتی، عادت مورد نظر کاملا ترک ویا یک عادت جدید در ما بوجود می‌آید. گرچه عدد 21 به صورت تجربی به دست آمده، اما شاید برای بعضی عادت‌ها در افراد مختلف، کمی متفاوت باشد ولی در هر صورت چیزی که معجزه میکند استمرار و تداوم است.
برنامه ریزی عمودی | افقی
برنامه ریزی عمودی یعنی در یک روز تصمیم بگیرید فقط یک کار خاص را شروع کرده و به پایان برسانید ولی در برنامه افقی یک بازه زمانی مثل یک هفته را در نظر می‌گیریم و برنامه ریزی می‌کنیم در هر روز چه کارهایی را کنار هم انجام دهیم تا همه کارها تمام شوند.
نتیجه گیری
حال که شما با این قوانین آشنا شده اید خیلی راحت‌تر میتوانید مدیریت زمان و برنامه ریزی های خود را بهینه کنید، ابتدا دانستید که نباید بیهوده برای کارهای کوچک زمان زیادی در نظر بگیرید، سپس باید 20 درصد کار طلایی خود را شناسایی کرده و ابتدا روی آنها تمرکز کنید، اکثر زمان خودرا به انجام کارهای مهم و غیرفوری اختصاص دهید و درنهایت همه این موارد و اصول مفید دیگر را برای خود به عادتهای ماندگار تبدیل کنید. بیاد داشته باشید که افراد موفق در استفاده از زمان بسیار متفاوت عمل می‌کنند.
ممنون بابت سایت خوبتون استاد
ممنون استاد بابت این کتاب های صوتی رایگان عالی
با تسکر از استاد عزیز بابت این هدایای عالی
کتاب‌های صوتی رو از کجا باید دانلود و گوش کنم؟
از منوی سایت > دسته بندی‌ها > کتاب های صوتی
من میخوام به کتاب هفته کاری چهار ساعتی دسترسی پیدا کنم
ولی هیچ کتاب صوتی رو من نمی بینم
لطفا راهنمایی بفرمایید
از منوی سایت > دسته بندی‌ها > کتاب های صوتی
تمام کتاب ها لیست شدن دوست عزیز