راز بهره وری شخصی

کارهایی را انجام دهید که هرگز فکر نمیکردید در زمانی که در اختیار دارید بتوانید آنها را انجام دهید و دوباره کنترل زندگی خود را به دست بگیرید.

بهره وری شخصی به مدیریت حواس  بستگی دارد، نه به مدیریت زمان .

• از سیستم بهره وری شخصی برای تصمیم گیری در مورد نحوه ی متمرکز کردن حواس خود، استفاده کنید.

• چیزی که بر آن تمرکز می کنید مشخص می کند که چه مقدار بهره ور خواهید بود.

• در استفاده از رسانه های اجتماعی برای خود محدودیت زمانی روزانه قرار دهید.

• در پی اولویتهای خود باشید نه اولویت های دیگران.

• از تکنولوژی استفاده کنید تا کاراتر باشید. به عنوان مثال، قرارهای مهم، وظایف، رویدادها، فعالیتها و طرحها

و برنامه های خود را به صورت الکترونیکی پیگیری کنید.

• حساب ایمیل خود را طوری تنظیم کنید که فقط هر موقع که میخواهید ایمیلهای جدید برای شما بیاید.

• هر هفته تمام کار هایی که انجام داده اید و تمام کارهایی که باید انجام دهید را مرور کنید.

• حرف زدن های پراکنده حین کار و عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید.

آنچه در این چکیده خواهید آموخت:

1. چرا مدیریت حواس کلید بهره وری شخصی است، نه مدیریت زمان.
2. چگونه سیستم بهره وری شخصی  می تواند به شما کمک کند.

هیچ کسی نمی تواند زمان را مدیریت کند- همه افراد دقیقا  همان 24 ساعت را در هر روز در اختیار دارند. ماورانوِل توماس، کارشناس بهره وری می گوید، در عوض بر روی مدیریت حواس خود متمرکز شوید، چون

آن چیز هایی که در طول روز بر آن ها متمرکزمی شوید، مقرر می کند که چه کار هایی را به انجام خواهید رساند و چگونه خود را سازماندهی کنید تا با کار هایی که بیش از همه مهم هستند، مشغول شوید.

زندگی کردن در خط سرعت

زندگی فراتر از آن است که بتوانیم آن را بر روی کاغد بیاوریم؛ اما حتی داشتن آخرین نرم افزار ها، برنامه های کاربردی و دستگاه های الکترونیکی با فناوری بالا نیز کافی نیست. شما فقط نمی توانید با داشتن آخرین ابزار مدیریت اطلاعات شخصی، زندگی خود را سازماندهی کنید. درسته که این ابزارها می تواند مفید باشد. ولی برای حداکثرکردن بهر ه وری، به اقداماتی برای مدیریت کارهای خود نیاز دارید. بادر نظر گرفتن این موارد می توانید مطمئن شوید که در ابتدا به انجام چه مواردی بپردازید که بسیار مهم هستند و بهره وری شما را افزایش می دهند:

کنار گذاشتن عوامل حواس پرتی در زمان و محل کار؛ استفاده از تکنولوژی هایی که به شما کمک کنند ذهن خود را خالی کنید، جزییات را مدیریت کرده و حواس خود را متمرکز کنید؛

اهدافی که قبل از آغاز انجام کار داشتید را بررسی کرده، بهر ه وری خود را ارزیابی کنید و بر اساس نتایج آن خود را بهبود دهید. همواره سعی کنید تا به این عوامل حواس پرتی واکنش نشان ندهید. بجای آن بر روی چیز هایی که در زندگی شما مهم ترین هستند متمرکز شوید .

مدیریت زمان

مدیریت زمان به ساعت ها و تاریخ  وابسته هستند که ابزار مفیدی هستند، اما برای کمک به دست یابی به حداکثر بهره وری کافی نیستند. درج  یک کار به فهرست تقویمتان به این معنی نیست که آن رویداد اتفاق می افتد یا آن کار تکمیل می شود. برای اینکه حداکثر کارایی را داشته باشید، مدیریت زمان را فراموش کنید و  به صورتی  مدیریت کنید که زندگی پیچیده و مدرن امروزی  با تمام توقعاتش، شما را غرق نکند.

ابتدا باید تمام حواستان را غرق در فعالیت هایی کنید که به  طور موثر و با بهره وری بالا شما را در زندگی پیش می برند؛ چیز هایی که برای شما اولویت دارید و در زندگیتان مهم هستند، نه مواردی که برای دیگران مهم هستند- مثلا ایمیل ، پیام ها و … همانطور که فیلسوف بزرگ ویلیام جیمز اشاره کرد: تجربه من آن چیز ی است که با توجه کردن به آن موافق هستم .

انجام همزمان چند کارها

بسیاری از مردم در برخورد با چندین تقاضا و کار، از روش تقسیم حواس  استفاده  می کنند و سعی می کنند چند کار را همزمان انجام بدهند در صورتی که این روش  اشتباه است و هرگز به خوبی جواب نخواهد داد. مغز انسان همزمان در  هر لحظه، تنها یک فکر واحد را می تواند به صورت  خودآگاه مدیریت کند و برآن متمرکز شود. افرادی که چند کار را همزمان انجام می دهند، باید به صورت ذهنی و پیوسته بر روی  یک کار–یک فکر- و دیگری جابه جا شوند، که به این فرآیند جابه جایی شناختی  شناخته  می گویند. به همین علت به زمان بیشتری برای انجام هر کار نیاز دارند و این باعث کاهش کیفیت کار نهایی می شود.  تجسم کنید که در آینده چطور میخواهید زندگی کنید و چه رفتاری را باید تغییر دهید.

ایجاد سطل زباله  ذهن

برای پیگیری کا رها و وظایف، قرار های ملاقات و زمان بندی ها، ابزار الکترونیکی بسیار کاربردی تر از

هر سیستم کاغذی هستند. یک ابزار یا سیستم مدیریت اطلاعات شخصی انتخاب کنید که امکان استفاده از تقویم، فهرست کارها، یادداشتها و اطلاعات تماس افراد و همچنین ایمیل را داشته باشد. برای اینکه کارایی بالایی داشته باشید ذهن شما باید آزاد باشد.

تمام جزئیات زندگی را در سرخود ذخیره نکنید. تمامی وظایف و اطلاعات را به سیستم مدیریت اطلاعات شخصی خود منتقل کنید. با دقت طبقه بندی ها را انتخاب کنید ، اصلا مهم نیست که بدانید اطلاعاتی را که به آن نیاز دارید فورا و سازماندهی شده در اختیار است، دیگر نگران این مسئله نخواهید بود.

سیستم مدیریت اطلاعات  وارد می شود

سیستم بهره وری  به شما این امکان را می دهد تا از بهم ریختگی ذهن در امان باشید.

با استفاده از فرایند پنج بخشی زیر، زندگی خود  را آسان تر و بهتر اداره کنید:

 • اقدام فوری : از قانون دو دقیقه استفاده کنید یعنی آیا می توانید کار را در دو دقیقه یا کمتر

انجام دهید؟

 • واگذاری اختیار به دیگران : کار را به شخص یگری بسپارید.

 • معلق : اگر تمامی اطلاعات لازم را ندارید، کار راتا زمانی که اطلاعات را به دست آورید معلق

نگه دارید.

 • ذخیره : شاید لازم باشد اطلاعاتی را نگه بدارید ولی کاری برای آن انجام ندهید.

 • سطل زباله : اگر به اطلاعات نیاز ندارید – از شرشان خلاص شوید.

به روز کردن های هفتگی

برای اینکه سیستم بهره وری شخصی کارا باشد، باید یک به روزرسانی هفتگی انجام دهید تا فعالیت ها،طرح ها، اهداف و فهرست کار هایی که باید انجام دهید را بروز نگه دارید- به این معنی که تمام

اطلاعات خود را در سیستم مدیریت اطلاعات شخصی تان نگه دارید.

حتما در هر جلسه بروزرسانی هفتگی به موارد زیر عمل کنید:

• کا رهای روزانه خود را مرور کنید و در صورت نیاز آنها را به روز کنید.

• موارد  اضافه را در سطل زباله ذهنی بریزید.

• از فرایند پنج بخشی مدیریت اطلاعات برای داده های ورودی خود هم بصورت الکترونیک و هم بصورت کاغذی استفاده کنید.

• کارهای مربوطه به هفتهآینده را مرور کنید.

• از تمام فایل های مهم و فایل های الکترونیکی،بکاپ تهیه کنید.

پشتیبانی ایجاد کنید.

در مورد مولف:

ماورو نول توماس سیستم بهره وری شخصی را به وجود آورد و موسس شرکت آموزش بهره وری

regainYourTime com . بود. مقالات او در زمینه های  بهره وری بلاگ می باشد.